Místní versus sdílené tiskárny: Které se hodí pro vaši firmu?
Přestože žijeme v době cloudových technologií, všudypřítomného internetu a digitální transformace, v mnoha podnicích je tisk stále nezbytný pro efektivní komunikaci jak s klienty, tak mezi spolupracovníky. Pokud jde o řešení firemního tisku, existuje celá řada možností, jak jej pojmout. Jedním z rozhodnutí, které budete muset vyřešit, je, zda budou potřebám vaší společnosti vyhovovat místní/lokální, nebo sdílené tiskárny. Jaký je vlastně rozdíl mezi místními a tzv. chodbovými tiskárnami a co byste měli při rozhodování vědět? Začněme tím, že definujeme rozdíly mezi těmito tiskárnami a poukážeme na jejich výhody i nevýhody.
Lokální, místní nebo také osobní tiskárna je taková, která je přímo připojena ke konkrétnímu počítači. Jde o tiskárnu, která je přístupná pouze z této konkrétní pracovní stanice, a „slouží“ vždy jednomu počítači. Místní tiskárny se uplatní zejména tam, kde je zapotřebí zajistit spolehlivý přístup k tiskárně zaměstnancům s rozsáhlými tiskovými potřebami. Zlepšují také efektivitu práce jednotlivců – tiskne-li se na místní tiskárně, je snadné okamžitě zjistit, zda jsou vytištěné materiály správné.
Tyto tiskárny tak přinášejí pohodlí, ale mají i své nevýhody, zejména pokud jde o náklady.
Nákup a údržba více tiskáren něco stojí, k tomu si však ještě připočítejte náklady na údržbu a spotřební materiál pro různé tiskárny. A pokud lokální tiskárna nepatří mezi nejprodávanější značky nebo jde o starší model a porouchá se, může být obtížné najít servis, který by zajistil opravu. Je třeba také počítat s tím, že porucha místní tiskárny ovlivní produktivitu zaměstnanců, protože si nebudou moci své úlohy jednoduše přesměrovat na jinou tiskárnu (pokud ovšem nemáte v „záloze“ stejný typ a model a vyměníte během okamžiku kus za kus).
Sdílená tiskárna pro pracovní skupiny (nebo tzv. chodbová) je součástí pracovní skupiny nebo sítě počítačů, které mohou přistupovat ke stejným tiskárnám současně. Taková tiskárna má ve většině případů fyzické připojení k síti. Sdílené tiskárny efektivně uspokojují potřeby více zaměstnanců, přičemž jejich největší nevýhodou v porovnání s osobní tiskárnou je pouze to, že zaměstnanci musí udělat pár kroků navíc, aby si pro vytištěné materiály došli k zařízení, které nemusí být umístěno přímo na jejich stole. Další možnou nevýhodou je, že při přístupu více uživatelů ke stejným tiskárnám může dojít ke zpoždění tisku, pokud je zařízení právě používáno.
Sdílená tisková řešení nabízejí flexibilitu a efektivitu všem zaměstnancům v kanceláři – umí pracovat s více platformami (Windows, Mac, Linux atd.) a kombinovat různé typy tiskáren (laserové, inkoustové, termální atd.). To znamená, že uživatelé v celé kanceláři mohou přistupovat tiskárnám bez ohledu na používanou platformu a mají k dispozici různé možnosti na vstupu dokumentu (skenování), tisku dokumentu a následného výstupu (zpracování) dokumentu (třídění, sešití, děrování, tisk brožur apod.) – samozřejmě za předpokladu, že jsou připojeny různé typy tiskáren s vhodným příslušenstvím.
Sdílené tiskárny se poměrně snadno nastavují a po konfiguraci se jednoduše používají. Výhody, které síťové tiskárny přinášejí, z nich činí preferovaný způsob řešení tisku v kancelářském prostředí.
Díky „hromadnému“ tisku lze ušetřit náklady v několika ohledech, například:
- Nepotřebujete tiskárnu pro každého zaměstnance.
- Budete mít k dispozici méně tiskových zařízení, takže nemusíte pořizovat a skladovat různý spotřební materiál.
- Minimalizací množství a rozmanitosti modelů můžete ušetřit na nákladech na podporu a údržbu.
- Školení všech zaměstnanců na stejné zařízení zefektivní interní tiskové procesy.
- U sdílených tiskáren je mnohem jednodušší sledovat využití jednotlivých zařízení a zásobování, zejména při použití s programem řízených tiskových služeb. Lepší sledování využití vede k řízeným a kontrolovaným nákladům na tisk.
Sdílené tiskárny, které jsou navrženy tak, aby zvládaly složitější úlohy a větší objem, jsou obecně kvalitnější než osobní tiskárny. Centrální síťová tiskárna má téměř jistě lepší možnosti než osobní tiskárny, pokud jde o tiskovou kapacitu, rychlost, manipulaci s papírem a pokročilé dokončovací funkce. Tyto typy zařízení mají navíc často prodlouženou životnost. Síťová tiskárna také může vyhovět zaměstnancům pracujícím vzdáleně, kteří přesto potřebují tisknout. Připojením k síti pomocí internetu mohou zaměstnanci odesílat dokumenty k tisku odkudkoli.
Některé kanceláře vyžadují více než jednu tiskárnu – například v jednom oddělení můžete potřebovat tisknout vysoce kvalitní grafiku a v jiném oddělení potřebujete pojmout větší objemy tisku. Díky síťovému tiskovému prostředí můžete připojit tolik tiskáren, kolik je potřeba, a dát svým zaměstnancům možnost poslat svůj projekt na příslušnou tiskárnu podle jejich požadavků na tisk.