Kolik firmy stojí tisk a jak snížit jeho náklady

Tisk dokumentů je stále běžnou součástí fungování mnoha firem. Smlouvy, faktury, prezentace nebo interní dokumentace, i v digitální době zůstává kancelářský tisk důležitý. Mnoho společností si ale neuvědomuje, kolik je tisk stojí a jak velký podíl může mít na celkových provozních nákladech.

Vedle papíru,tonerů a dalšího spotřebního materiálu je totiž potřeba počítat také s nákupem tiskáren, jejich servisem, nebo časem zaměstnanců, kteří řeší technické problémy. Právě proto dnes firmy stále častěji zavádějí profesionální správu tiskového parku nebo využívají outsourcing tisku.

Kolik firmy stojí tisk

Na první pohled se může zdát, že náklady jsou minimální. Ve skutečnosti se skládají z celé řady položek.

Mezi nejčastější náklady patří:

• nákup tiskáren a multifunkčních zařízení;
• tonerové a inkoustové kazety;
• papír a další spotřební materiál;
• servis a opravy zařízení;
• energie a provoz tiskáren;
• správa tiskového prostředí;
• likvidace starých zařízení a odpadního spotřebního materiálu.

Podle různých analýz může tisk představovat 1 až 3 % provozních nákladů firmy. U větších společností tak může jít o desítky nebo stovky tisíc korun ročně.

Velkým problémem je také to, že mnoho firem přesně neví, kolik je tisk stojí. Bez přehledu o nákladech je obtížné hledat možnosti úspor.

Správa tiskového vybavení dnes

Moderní kanceláře často využívají více tiskáren a multifunkčních zařízení. Pokud nejsou zařízení správně spravována, může být jejich provoz zbytečně drahý a neefektivní.

Správa tiskového parku dnes znamená systematické řízení všech tiskových zařízení ve firmě. Cílem je optimalizovat jejich využití, snížit náklady a zjednodušit správu.

Inovativní správa tiskového prostředí zahrnuje například:

• monitoring tiskových zařízení;
• centralizovanou správu tiskáren;
• pravidelný servis zařízení;
• automatické objednávky tonerů;
• zabezpečený tisk dokumentů.

Díky monitoringu mohou firmy zjistit, které tiskárny jsou nejvíce využívané a kde vznikají největší náklady. Správně nastavená správa tiskového parku může snížit náklady na tisk až o desítky procent ročně.

Outsourcing tisku pro firmy

Jedním z nejefektivnějších řešení je outsourcing tisku pro firmy, známý také jako managed print services.

Při outsourcingu firma svěří správu svého tiskového parku externímu poskytovateli. Ten zajistí kompletní provoz tiskového prostředí.

Outsourcing obvykle zahrnuje:

• dodávku nebo pronájem tiskových zařízení;
• servis a údržbu tiskáren;
• dodávky tonerů a spotřebního materiálu;
• monitoring tiskového prostředí;
• optimalizaci tiskových nákladů.

Velkou výhodou je transparentní model plateb. Firmy často platí pouze za skutečně vytištěné stránky, takže mají náklady na tisk pod kontrolou.

Jak snížit náklady na tisk ve firmě

Existuje několik způsobů, jak snížit náklady na tisk a zároveň zefektivnit tiskové procesy.

1. Analýza tiskového prostředí

Prvním krokem by měla být analýza toho, kolik firma tiskne a jaká zařízení používá. Jen díky datům lze najít prostor pro úspory.

2. Optimalizace tiskáren

V některých firmách je tiskáren příliš, jinde naopak chybí centrální zařízení. Správné rozložení tiskáren na pracovištích může výrazně snížit náklady.

3. Zavedení řízeného tisku

Systémy řízeného tisku umožňují sledovat tisk jednotlivých uživatelů a omezit zbytečný tisk.

4. Outsourcing tiskového parku

Nejkomplexnějším řešením bývá právě outsourcing tisku pro firmy, který spojuje správu zařízení, servis i optimalizaci nákladů.

Nejčastější otázky:

Kolik firmy stojí ročně tisk?
Firemní tisk může tvořit přibližně 1–3 % provozních nákladů společnosti, podle velikosti firmy a objemu tisku.

Co je MPS?
Správa tiskového parku zahrnuje monitoring, servis a optimalizaci všech tiskových zařízení ve firmě.

Co znamená outsourcing tisku pro firmy?
Outsourcing znamená, že provoz tiskového prostředí zajišťuje externí firma – stará se o zařízení, servis, tonery i monitoring.

Jak může firma snížit náklady na tisk?
Pomoci může analýza tiskového prostředí, optimalizace tiskáren nebo zavedení outsourcingu tiskových služeb.