Archivace elektronické pošty

Se současným nárůstem objemu nestrukturovaných dat a rozsáhlým využíváním e-mailu ke komunikaci a výměně dokumentů se zintenzívnil tlak na organizace, aby chránily a spravovaly data. Mnoho organizací nyní považuje e-mail za nezbytný nástroj pro jejich činnost. Nedávné studie naznačují, že v e-mailu a jiných aplikacích zasílání zpráv je uloženo až 75 % duševního vlastnictví organizace. Jak tedy organizace chrání svá data v e-mailových systémech, když se od e-mailu očekává, že bude k  dispozici 24 hodin denně, sedm dní v týdnu? A co když dostane oddělení IT požadavek, aby kvůli právnímu problému vyhledalo soubory a e-maily vztahující se k výnosům za minulý kvartál? Na okna zálohování zbývá pouze málo času a správci IT stojí před problémem, jak zvládnout náročné obchodní požadavky. A přes exponenciální nárůst dat a rostoucí požadavky uživatelů na obnovitelnost dat zůstávají rozpočty IT na stejné úrovni. Tyto problémy řeší software Symantec Enterprise Vault.

Software Symantec Enterprise Vault, který spravuje miliony poštovních schránek pro tisíce zákazníků na celém světě, je platforma inteligentní archivace, která ukládá a spravuje podniková data z  e-mailových systémů, prostředí souborových serverů, platforem rychlého zasílání zpráv a systémů podpory spolupráce a správy obsahu a umožňuje dohledání těchto dat. Protože všechna data nejsou vytvářena stejně, software Enterprise Vault využívá inteligentní technologie klasifikace a  uchování dat ke sběru, kategorizaci, indexaci a ukládání cílových dat za účelem prosazování zásad a ochrany podnikových informací a současně pomáhá snížit náklady na úložiště a zjednodušit správu. Nabízí také specializované aplikace, například Discovery Accelerator a  Compliance Accelerator, které dolují archivovaná data na podporu právních šetření, zajištění souladu obsahu se zásadami, správy znalostí a  zabezpečení informací.

Funkce a výhody

  • Automatizace správy poštovních schránek: Uživatelé již nebudou omezováni kvótami a přitom nebude ohrožen výkon a spolehlivost systému Microsoft Exchange.
  • Optimalizace spotřeby úložného prostoru: Inteligentní archivace e-mailů a dokumentů umožňuje optimalizovat využití úložišť, zkrátit okna zálohování a minimalizovat náklady.
  • Konec problémů se soubory PST: Odstranění problémů se spotřebou úložného prostoru, zálohováním, zabezpečením a stabilitou, spjatých se soubory PST.
  • Rychlejší zálohování a lepší obnovení po zhroucení: Centralizace správy obsahu e-mailů pomáhá zajistit rychlejší zálohování systému Exchange a kontrolované obnovení po zhroucení.
  • Zavedení inteligentní archivace: Odfiltrováním nedůležitých materiálů získá archivovaný obsah kontext a vypovídací schopnost.
  • Archivace podle právních požadavků a předpisů: Archivace a  vyhledání e-mailů a jiného obchodního obsahu podle právních požadavků a  požadavků na soulad s předpisy.

Integrovaná archivace obsahu

Rostoucí objemy podnikových dat mohou spotřebovat terabajty i více drahého úložného prostoru. Úložiště vyhrazená pro stará nebo nepříliš často využívaná data jsou nejen plýtváním vzácným místem, ale jejich správa, údržba a zálohování také stojí čas a peníze. Software Enterprise Vault řeší problém nákladů na úložiště a omezené velikosti úložišť tím, že poskytuje centralizované a integrované řešení archivace obsahu, které přebírá podniková data z několika zdrojů. Jedná se o následující zdroje:

  • E-mailové systémy a soubory PST
  • Souborové servery
  • Portály Microsoft SharePoint®
  • Podnikové systémy správy obsahu
  • Databáze a systémy ERP
  • Systémy rychlého zasílání zpráv
  • Bloomberg
  • Fax

Optimalizace spotřeby úložného prostoru

Zmenšením datových úložišť v aplikacích, jako je Microsoft SharePoint Portal Server nebo Exchange, zvýší organizace výkon nejdůležitějších aplikací a rychlost, jakou jsou schopny chránit příslušná data. Vyhledávací nástroje softwaru Enterprise Vault, například možnost prohledávat archiv, umožňují skupinám IT zlepšit smlouvy o úrovni služeb, protože mohou automatizovat mnoho úloh spojených se správou. Software Enterprise Vault plní funkci archivu pro starší položky přesunuté podle zásad definovaných organizací z primárního úložiště aplikace (například serveru Microsoft Exchange). Software navíc využívá technologii úložiště SIS (uložení jediné instance položky) a kompresní technologie, čímž se dále zmenšují prostorové nároky uložených dat. Protože je velikost úložiště zpráv pod kontrolou, aplikace a hostitelské servery se mohou zaměřit na transakce v reálném čase. Tento archiv online také umožňuje organizacím racionalizovat prostředky úložišť a  vyhradit primární úložiště pro dynamická a transakční data. Starší, méně využívaný obsah může být přesunut na sekundární nebo terciární úložné zařízení a tím se šetří finanční prostředky pro strategičtější účely.

Konec problémů se soubory PST

Soubory PST (v aplikaci Outlook nazývané také osobní složky nebo datové soubory aplikace Outlook) nebyly navrženy pro náročné požadavky současných rozsáhlých podnikových e-mailových prostředí. Mnoho organizací však obvykle přesouvá e-mail ze systému Exchange do souborů PST pro účely uchování. Tyto soubory však později vytvoří více problémů, než kolik jich vyřeší. Jsou jedním z hlavních důvodů, proč mnoho organizací nakonec hledá podnikové řešení archivace. Software Enterprise Vault pomáhá organizacím řešit tyto problémy přenesením souborů PST do centrálních archivačního úložiště. Když mají uživatelé přístup k těmto datům, organizace se mohou zbavit souborů PST.

Rychlejší zálohování a lepší obnovení po zhroucení

Spojením technologií zálohování a obnovení s archivací se zlepšuje tradiční zálohování a obnovení, protože se zmenšují úložiště dat aplikací, jako jsou Exchange, SharePoint a souborové servery. Díky menším úložištím dat se zkracují doby zálohování a obnovení a je možno ušetřit peníze za úložiště a jejich správu. Ještě důležitější je, že tato archivovaná data je možno dále využít pomocí nástrojů pro vyhledávání a obnovení. Přínosem pro koncové uživatele je, že mohou sami rychle spouštět obnovení, a skupiny IT budou potřebovat méně času k  řešení požadavků na obnovení. Skupiny IT zbavené požadavků koncových uživatelů na správu se mohou zaměřit na strategické projekty a lepší plnění obchodních požadavků.

Software Enterprise Vault může také napomoci rychlejšímu obnovení v případě zhroucení, protože nižší nároky na úložiště se mohou zpravidla promítnout do kratší doby zálohování. Organizacím to pomáhá dosáhnout jejich hlavního cíle, a tím je v nejkratší možné době zprovoznění systému Exchange a produkčních dat a zajištění provozuschopnosti e-mailu a jiných aplikací.

Zavedení inteligentní archivace

Protože různé typy obsahu mají různou hodnotu (například obchodní, osobní, bezvýznamnou apod.), organizace mají stále větší zájem na udržení kontroly nad náklady na archivní úložiště a provozními náklady. Inteligentní archivace je flexibilní metodologie vytváření archivu Enterprise Vault, která ukládá pouze obsah mající obchodní hodnotou společně s kontextem. Toho je dosaženo volitelnými možnostmi přesné klasifikace, které zahrnují jak automatickou klasifikaci, tak i  klasifikaci řízenou uživatelem nebo metody vyvinuté jinými výrobci (například správa záznamů). Výkonné prosazování zásad aplikuje po provedení klasifikace dat pravidla uchování a rušení na různé třídy informací a řídí lepší využití vícevrstvého úložiště. To pomáhá výrazně snížit provozní náklady, protože je velikost úložiště pod kontrolou. Díky kontextu je archiv více strukturovaný a je možno použít inteligentní prostředky vyhledávání, dohledávání a využití archivovaných informací na otevřené platformě, což umožňuje přizpůsobení a inovaci.

Archivace podle právních požadavků a předpisů

Každý správce IT, který již musel předkládat materiály k soudnímu sporu své organizace nebo sledovat jejich soulad s předpisy, ví, jak obtížné je shromáždit a dodat soubory, zprávy nebo jiný obsah pro účely právního posouzení. Software Discovery Accelerator, vysoce konfigurovatelné doplňkové řešení pro software Enterprise Vault, automatizuje proces shromažďování, posuzování a značkování pro potřeby soudních řízení. Oddělení IT umožňuje rychle dodat požadovaný obsah a  týmu právníků poskytuje nástroj pro řízení procesu posuzování. Software Compliance Accelerator, další konfigurovatelné doplňkové řešení s  podobnými funkcemi jako Discovery Accelerator, pomáhá organizacím v  oboru finančních služeb, zdravotnictví, energetiky a jiných vysoce regulovaných odvětvích průběžně systematicky sledovat podniková data.

Shrnutí hlavních výhod řešení Enterprise Vaul

  • Snížení objemu databází na Exchange serveru
  • Zvýšení výkonu
  • Snížení času potřebného na backup/restore
  • Odstranění uživatelských restrikcí
  • Odstranění PST souborů v organizaci
  • Zvýšení komfortu v prohledávání starých zpráv
  • Fulltextově indexované zprávy
  • Uživatelsky transparentní přístup do archívu z MS Outlook/Outlook Web Access
  • Obnovení smazané zprávy bez zásahu administrátora
  • Možnost auditu nad archivem
  • Připravenost na legislativní opatření

Podporované aplikace

  • Exchange Server
  • Lotus Notes
  • SMTP
  • File System
  • Share Point Portal

Co nabízíme?

  • konzultace týkající se zálohovací strategie
  • analýza stávajícího prostředí a návrh na zlepšení zálohování
  • dodávky a nasazení systému pro zálohování
  • vypracování provozního řádu a strategie zálohování
  • zálohování dat
  • záchranu dat z poškozených médií

Ceny a další informace

Podorbné informace o produktech a řešeních pro zálohování a archivaci dat získáte na pobočkách XANADU nebo přímo na telefonním čísle 283 891 154. Po zadání požadavků následně vypracujeme konkrétní nabídku pro vaši společnost.