Správa a sdílení dokumentů

XANADU nabízí podnikové systémy pro elektronickou správu dokumentů (EDM/DMS/PLM). Naše řešení pokrývají document management kancelářských i technických dokumentů v lokálních sítích i po internetu.

Našim zákazníkům nabízíme dva systémy řešení jejich potřeb:

• iPROJECT - Správa dokumentů v éře internetu, řešení postavené na nejmodernějších technologiích
• Microsoft - V naší nabídce nechybí řešení pro podnikovou spolupráci na platformě Microsoft Office a Microsoft Dynamics, více zde 

iPROJECT - řešení postavené na nejmodernějších technologiích

• Intranetové využití
• Rozšiřující moduly
• Referenční instalace
• Systémové požadavky
• Porovnání iPROJECTu s jinými EDM systémy

iPROJECT je ověřený intranetový produkt vyvinutý firmou XANADU, určený všem kdo pracují s dokumenty, a zároveň WWW služba typu SaaS (software as a service) určená projektantům, investorům, konstruktérům i všem členům kooperujících týmů. iPROJECT umožňuje snadnou internetovou správu dokumentů, které nově vznikají a jsou průběžně aktualizovány v rámci daného projektu. Přístup z libovolného místa internetu usnadňuje spolupráci projekčních týmů nebo subdodavatelů nejen uvnitř firmy, ale i mezi vzdálenými lokalitami v republice či ve světě.

Problém zachování pořádku, kontroly a aktuálnosti dokumentů je velmi častý, a iPROJECT je prostředek, jak tento problém vyřešit. Tzv. "document manasvetgement systémy" (DMS, EDM), kam patří i iPROJECT, bývají často složité na ovládání, komplikované na zavedení, implementaci a osvojení, nebo finančně náročné na pořízení. A právě webová aplikace iPROJECT se snaží těmto obvyklým nectnostem EDM či PLM systémů vyhnout.

Správa dokumentů odkudkoli

iPROJECT přehledně zobrazuje všechny výkresy, zprávy, smlouvy a další dokumenty projektu ve stromové struktuře podobné Průzkumníku Windows. Eviduje jejich aktuální i starší verze, protokoluje veškeré provedené změny dokumentu (ISO 9000, viz nejčastější důvody neudělení ISO), upozorňuje uživatele e-mailem (notifikace) na změnu provedenou na kterémkoliv dokumentu, vydává a zamyká dokumenty pro editaci. Soubory lze přenášet na/z internetu jednoduše pomocí metody Drag-and-Drop (táhni a pusť). Administrátor projektu může definovat uživatelské přístupy pro další účastníky (a skupiny účastníků) daného projektu a určovat jejich práva pro práci s dokumenty projektu. Nadřízení pracovníci mohou schvalovat revize (i vícestupňově), mohou vyvolat připomínkové řízení nebo v distributivním řízení vynutit seznámení se s dokumentem (od verze 3.6).

iPROJECT pracuje s jakýmkoliv typem dokumentu - vedle výkresů formátu DWG, DXF či DWF lze pracovat se soubory MS Office, PDF dokumenty, scannovanými "papírovými" dokumenty, faxy, multimediálními daty a dalšími typy dat ukládanými a opět snadno vyvolatelnými z digitálního archivu.

Uživatelsky definovatelné "procesní karty" umožňují napojení dokumentu, projektu a složek na firemní agendy (účtování, deník, profilové informace, cestovní náklady, GIS, ERP, sklady...).

Příkladem využití technologie procesních karet je modul Atributy. Modul Atributy zajišťuje přenos atributů bloku razítka DWG do databáze iPROJECTu. Atributy se v iPROJECTu zobrazují na samostatné kartě u dokumentů s příponou DWG a lze podle nich vyhledávat prostřednictvím rozšířené karty pro vyhledávání.
Podobnou funkcí (novinkou verze 3.0) je funkce "Atributy dokumentu" umožňující přiřadit dokumentům daného typu doplňkové uživatelské informace (číslo smlouvy, oddělení, fáze...) - buď jako textovou hodnotu nebo volbu z předdefinovaného výčtu.

Složky s dokumenty (nebo jen jejich schválené revize) lze exportovat na disk nebo CD (např. pro účely archivace nebo off-line předání projektu).

Drag-n-drop po internetu

Účastníci projektu mohou vést diskuse k libovolnému dokumentu formou diskusního fóra přístupného všem členům projektu. Kromě běžných textových příspěvků je u CAD výkresů podporována funkce RedLine (grafické komentáře).

Jednotlivé dokumenty lze vyhledávat nejen podle názvu, autora a datumu, ale i podle uživatelsky přiřazených doplňkových atributů, a i fulltextově (modul Fulltext) - podle textového obsahu - a to jak u kancelářských dokumentů (MS Office - DOC, XLS, PPT, RTF...) a PDF souborů, tak u DWG výkresů AutoCADu (volitelně lze fulltext rozšířit o formáty Visio, XML, ZIP, PS, AI, SVG, JPEG, OpenOffice, DWF a další).
Zobrazení stromu projektu lze (od verze 3.0) filtrovat podle zadaných kritérií - např. jen soubory daného typu či jména, jen schválené revize, jen dokumenty daného oddělení... Uživatelsky definované filtry se definují na kartě Filtry.

Fulltextové vyhledávání v DWG výkresech

Přístup k iPROJECTu má každý uživatel s připojením na internet nebo na váš firemní intranet. Může přistupovat k projektům, k nimž obdržel uživatelský přístup a zakládat své vlastní projekty. iPROJECT vyžaduje Microsoft Internet Explorer verze verze 5.x nebo vyšší. Nemá žádné další nároky na software nebo hardware. Pro zobrazení a komentování výkresů AutoCADu nemusíte mít nainstalován AutoCAD.

K iPROJECTu je k dispozici objektové API rozhraní umožňující řídit souborové operace ze scriptů a dávkových příkazů.

Prostřednictvím XML je iPROJECT připraven pro snadnou lokalizaci do jakéhokoliv jazyka. V současné době je k dispozici v angličtině a v češtině (a částečně v němčině, korejštině a portugalštině).

Vyzkoušejte si iPROJECT online - www.iproject.cz
a zjistěte proč již více než 2.500 uživatelů používá iPROJECT

Intranetové využití

iPROJECT je dodáván i samostatně jako intranetová aplikace pro správu dokumentů uvnitř firemního intranetu (a extranetu). iPROJECT lze snadno propojit s existujícími aplikacemi a systémy ve vašem intranetu (facility management, účetní, plánování, ERP, MRP, evidence...) - kontaktujte XANADU na info@xanadu.cz pro bližší informace.  

Rozšiřující moduly

Modul publikování z MFP zařízení

iPROJECT (modul MFP) umožňuje snadné publikování papírových dokumentů sejmutých kdekoliv v síti pomocí multifunkčních zařízení HP LaserJet MFP. Z MFP zařízení (viz obrázek) lze jakýkoliv dokument snadno odeslat přímo na server iPROJECTu a automaticky jej zařadit do odpovídající složky ve stromu dokumentů.

Modul Alcatraz integrace

Modul Alcatraz nabízí možnost automatického přihlášení do iProjectu převzetím přihlášení systému Pythagoras Alcatraz (potažmo i z Windows domény) - není tak nutné spravovat v iPROJECTu separátně uživatelské účty.

Modul Atributy

Modul Atributy slouží pro práci s rozšířenými údaji/atributy uložených dokumentů. Zajišťuje např. přenos atributů bloku razítka DWG výkresů do databáze iPROJECTu. K dokumentům daného typu lze přiřadit sadu dalších systémových, textových nebo výčtových atributů. Jsou podporovány archivy (.ZIP, popř. další) s přístupem k jednotlivým dokumentům v archivu. Zobrazení a editace rozšířených atributů probíhá pomocí procesních karet a podle atributů lze i vyhledávat.

Modul ISDS - datové schránky

Modul ISDS kontroluje v zadaných intervalech obsah zadané datové schránky (DS) a zpracovává její dosud nepřečtené zprávy. Dokument nové zprávy založí do iPROJECTu jako dokument typu ".ZFO". Umístí jej do určené složky iPROJECTu s rozdělováním do podsložek podle roku a měsíce dodání, eventuelně podle odesilatele nebo typu DS odesilatele. Zprávy používají vlastní typ dokumentu, s označením "Zprávy datové schránky", a jsou doplněny automatické atributy jako jméno odesílatele, adresa odesílatele, typ DS odesílatele, datum a čas dodání i doručení, anotace, do čích rukou je zpráva určena, povolení doručení fikcí, číslo jednací a spisová značka příjemce, atd.

Modul integrace s Topobase

Připojení dokumentů k objektům patří k základním potřebám geografických informačních systémů. Integrace GIS a DMS nabízí plnohodnotnou funkcionalitu dokument managementu přímo v prostředí GISu. Uživatel tak má k dispozici funkce jako verzování, schvalování apod. Modul iPROJECT pro Autodesk Topobase propojuje funkce a ovládání obou aplikací.

Referenční instalace

iPROJECT je využíván tisíci uživatelů serveru www.iproject.cz a na řadě intranetových instalací. Referenčními uživateli intranet verzí jsou:

• Teplárna České Budějovice
• ZVVZ Milevsko
• Masterfood ČR
• Spolana a.s.
• Česká televize
• Univerzita obrany
• RWE
• AB Komponenty
• Computer Agency/Autodesk Academia/VUT Brno
• Virginia Commonwealth University (USA)

K dalším uživatelům patří Letiště Praha, Robert Bosch, Brush, Geocentrum, Škoda Plzeň, TechData, atd...

Systémové požadavky

iPROJECT je systém typu klient-server - má proto určité požadavky na server a jiné požadavky na stanice. Komponenty serveru (úložiště souborů, SQL databáze, IIS Web) mohou být umístěny na fyzicky různé servery.

Server

• Windows 2003 Server, Windows 2000 Server
• Internet Information Server (součást Windows)
• MS SQL Server 7, 2000 nebo MS BackOffice nebo MSDE
• Přístup na SMTP e-mail server

Klient

• MS Internet Explorer 5.5 nebo vyšší
• Windows 98,NT4,2000,XP,Vista

Historie verzí

• 3.6 (2/2010)
  • Rozšíření obecných atributů dokumentu (číselná řada, výkresové pole (DWG), číselník, povinný atribut)
  • Rozšířené filtrování dokumentů
  • Podrobné nastavení zasílání notifikací
  • Řízení toku dokumentů - workflow (schvalovací, připomínkovací a distributivní řízení, časově omezená platnost)
  • Definování vztahu mezi dokumenty
  • Samostatný administrační modul (správa uživatelů, skupin a práv)
  • Export složek
  • Analýza obsahu DWG dokumentů
  • Definice prohlížecích a editačních aplikací pro daný typ dokumentu
  • Propojení na přihlášení do Windows
• 3.0 (5/2006)
  • Práce s atributy dokumentu
  • Filtrování dokumentu ve stromu
  • Vícestupňové schvalování dokumentů
  • Hlavní a vedlejší revize
  • Propojení s MS Outlookem
  • API a možnost integrace do ERP a GIS systémů

Viz podrobný přehled funkcí uvedených ve všech jednotlivých verzích iProjectu.

Časté otázky

• Mohu použít zabezpečený přenos dat? Ano, vedle http přenosu lze použít i  bezpečný protokol https.
• Jaká jsou omezení počtu a velikosti dokumentů a počtu uživatelů? Data o  souborech jsou ukládána v SQL serveru, dokumenty jako soubory na disku. Omezení jsou tak dána pouze výkonem serveru. Doporučujeme dokumenty dělit do stromové struktury, desetitisíce dokumentů v jediné větvi stromu systém zpomalují. Počet uživatelů je omezen jen licenčně.
• Mohu používat jiné prohlížeče než Internet Explorer? Pro stahování dokumentů ano, pro plného klienta iPROJECTu ne - ten vyžaduje Internet Explorer. Popř. pro Firefox/Mozilla můžete využít Tip 5068.

Porovnání iPROJECTu s jinými EDM systémy

Klient/server systémy pro správu dokumentů, s podporou CAD dat z produktů Autodesk

Přílohy ke stažení

•  Leták k systému iPROJECT  (350.25 KB)